Le règlement général européen, relatif à la protection des données (RGPD), est entré en application en France le 25 mai 2018. Il a pour objet d’harmoniser les législations européennes sur la question de la protection des données personnelles en donnant plus de droits aux individus et leur assurant une meilleure protection dans la façon dont leurs données personnelles sont utilisées par les organisations.

Pour pouvoir exercer son activité :

- d’animation de la communauté des diplômés EPF de mise à disposition d’un annuaire de données des Alumni, papier comme numérique, l’organisation de manifestations en France et à l’étranger, AEPF Alumni utilise des données recueillies auprès de l’Ecole EPF Engineering School, par la Fondation EPF (exceptionnellement), sur son site Internet,
- dans le cadre de ses relations ou auprès d’événements organisés, et auprès des diplômés directement.

AEPF Alumni veille au strict respect de la confidentialité de ces données et met tout en œuvre pour être digne de la confiance que chaque diplômé attend en la matière.

Préambule : 

La présente politique a pour objectif de vous informer des pratiques et des conditions dans lesquelles AEPF Alumni collecte et traite vos données à caractère personnel.

La présente politique s’applique à l’ensemble des données collectées auprès de EPF Engineering School, de la Fondation, sur le site Internet de l’Association ainsi que dans le cadre de ses relations (lors d’événements, d’ateliers ou autres manifestations organisées, de quelque nature qu’elles soient).

AEPF Alumni s’engage à respecter, en tant que responsable de traitement, les dispositions de la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement général sur la protection des données paru au journal officiel le 27 avril 2016 et en application depuis le 25 mai 2018.

Afin de veiller au respect de ces règles, AEPF Alumni a désigné un interlocuteur privilégié de la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et référent dans l’organisme sur les questions de protection des données à caractère personnel. Ce référent peut être contacté par courrier postal à AEPF Alumni – 55 avenue du Président Wilson – 94230 CACHAN ou par courrier électronique à l’adresse suivante dpo@aepf.fr 

Les données à caractère personnel (ci-après dénommée les « Données ») sont définies comme toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne physique est réputée être « identifiable » dès lors qu’elle peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Données collectées :

AEPF Alumni ne collecte et ne traite que des données qui sont strictement nécessaires au regard de la ou des finalité(s) pour lesquelles elles sont traitées.

AEPF Alumni prend également toutes les dispositions utiles afin que vos données soient exactes, complètes et, le cas échéant, mises à jour.

Parmi les données collectées figurent notamment :

- Civilité, nom, prénom de l’Alumni,
- Date de naissance, nationalité,
- Situation de famille, nom du conjoint,
- Parcours universitaire et professionnel,
- Coordonnées électroniques et téléphoniques,
- Comptes utilisateurs du site Web : login

Bases légales du traitement : 

AEPF Alumni collecte et traite uniquement les données personnelles vous concernant pour lesquelles elle a des bases légales. Les bases légales incluent votre consentement (lorsque vous avez donné votre accord pour le traitement de donné

Finalités de la collecte :

AEPF Alumni utilise vos données uniquement dans le cadre de son activité d’animation de la communauté des diplômés EPF et à des fins précises et limitées de développement, et de suivi :

• des relations entre alumni,

• de l’information et de la communication externe (lettres d’information, bulletins de cotisations, dépliants et brochures…),

• de la prospection commerciale pour le compte d’AEPF Alumni ou de ses partenaires,

• d’organisations d’ateliers ou événements. Par exception, AEPF Alumni pourra communiquer aux intervenants à un évènement qu’elle organise et à l’institution qui héberge cet évènement la liste des participants à cet évènement, limitée à leur nom, prénom et employeur déclaré.

AEPF Alumni utilise également vos données dans le cadre de la constitution de l’annuaire des anciens élèves PF, et de la gestion des comptes utilisateurs de la plateforme en ligne https://www.aepf.fr. 

Destinataires des données :

AEPF Alumni ne communique les données qu’elle collecte qu’à ses services internes, à ses bénévoles (responsables d’ateliers, responsables et relais locaux en France et à l’étranger…) et à ses partenaires (Ecole EPF et Fondation EPF), ainsi qu’à ses prestataires de services et leurs personnels eu égard à l’exécution des prestations qui leurs sont confiées et qu’ils doivent réaliser pour le compte d’AEPF Alumni.

Toutes les personnes ayant accès à vos données sont habilitées et déterminées et sont tenues par une obligation de confidentialité de leurs actions en faveur de l’association, des responsabilités et tâches évoquées ci-avant.

Conservation des données :

Vos données personnelles seront conservées par AEPF Alumni pour une durée n’excédant pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou sont traitées, conformément aux dispositions en vigueur. A ce titre, AEPF Alumni conserve vos données à caractère personnel aussi longtemps que votre profil « Alumni » est actif, ou que vous êtes à jours de votre cotisation et/ou avez payé une cotisation à vie.

Transfert des données hors de l’Union Européenne :

AEPF Alumni externalise certains de ses traitements et peut procéder, dans ce cadre, à des transferts de données hors de l’Union Européenne. Dans ce cas, AEPF Alumni s’engage à conclure avec les personnes destinataires des données transférées, un engagement de confidentialité et de sécurité des données garantissant un niveau de protection adéquat.

Sécurité des données :

AEPF Alumni veille à protéger et sécuriser vos données à caractère personnel. Dans ce contexte, AEPF Alumni met en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’écarter dans la mesure du possible toute altération ou perte de vos données ainsi que tout accès non autorisé à celles-ci.

Toutefois, aucune méthode de transmission par Internet ni aucune méthode de stockage électronique n'est sûre à 100%. Ainsi, même si AEPF Alumni fait ses meilleurs efforts pour protéger vos données à caractère personnel, elle ne maîtrise pas les risques liés au fonctionnement d'Internet et attire votre attention sur d'éventuels risques en terme de pertes ponctuelles de données ou d'atteinte à la confidentialité des données transitant via ce réseau.

Vos droits :

Conformément à la loi n°78/17 du 6 janvier 1978 dite « Informatique et Libertés » modifiée et au Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 dit «RGPD», vous disposez :

- d’un droit d’accès (article 15 du RGPD) : droit d’obtenir la confirmation que les données vous concernant sont traitées ou non, et si oui, l’accès à ces données ;
- d’un droit de rectification (article 16 du RGPD) : droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, que les données inexactes vous concernant soient rectifiées et que les données incomplètes soient complétées ;
- d’un droit à l’effacement (article 17 du RGPD) : droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, l’effacement des données vous concernant si vous avez retiré votre consentement au traitement, lorsque vous vous y opposez, lorsque les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement, lorsqu’elles ont fait l’objet d’un traitement illicite, ou lorsqu’elles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale ;
- d’un droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) : droit d’obtenir la limitation du traitement notamment si vous contestez l’exactitude des données, lorsque leur traitement est illicite, ou si vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice ;
- d’un droit d’opposition (article 21 du RGPD) : droit de s’opposer à tout moment au traitement des données, sauf lorsque celui-ci est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou aux fins des intérêts légitimes du responsable du traitement, et droit de s’opposer au traitement fait à des fins de prospection ;
- d’un droit à la portabilité (article 20 du RGPD) : droit de recevoir les données dans un format structuré, couramment utilisé, lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable de traitement sans que le responsable du traitement initial y fasse obstacle, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat, et effectué à l’aide de procédés automatisés ;
- d’un droit de réclamation auprès de la CNIL (article 77 du RGPD).

Ces droits s’exercent auprès du Délégué à la Protection des Données (« DPO ») de l’Association AEPF Alumni (hormis le droit de réclamation qui s’exerce directement auprès de la CNIL) en envoyant votre demande, accompagnée d’une copie d’un titre d’identité signé, par courrier postal à l’adresse suivante : AEPF Alumni – 55 Avenue du Président Wilson 94230 CACHAN ou par courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@aepf.fr 

Si vous ne souhaitez plus recevoir les lettres d’information et de sollicitation d’ AEPF Alumni, vous pouvez cliquer sur le lien de désinscription situé en bas de chaque communication ou adresser un courrier postal en ce sens à AEPF Alumni – 55 Avenue du Président Wilson 94230 CACHAN ou par courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@aepf.fr 

Liens hypertexte : 

AEPF Alumni propose des liens vers d’autres sites, essentiellement des sites partenaires (par exemple IESF), ou des liens vers d’autres pages (par exemple vers celles de l’Ecole EPF et de la Fondation EPF). AEPF Alumni vous propose également au sein de son site, des liens pour réserver et payer en ligne son inscription à un événement ou sa cotisation.

Lorsque vous effectuez un paiement, certaines informations sont collectées notamment la date, le montant de l’achat, et autres détails afférents à la transaction. En aucun cas, les informations liées à votre carte bancaire ne sont connues par AEPF Alumni lorsque vous effectuez un achat en ligne. 

Ces pages web ne font pas partie de l’infrastructure AEPF Alumni. Elles n’engagent donc pas la responsabilité de l’Association quant à leur contenu. Nous vous recommandons de consulter la politique de protection des données personnelles de ces prestataires car leurs conditions peuvent différer de celles de l’Association AEPF Alumni.

Contact :

Pour toute demande d’information concernant la politique de protection des données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser à nous par courrier postal à AEPF Alumni – 55 Avenue du Président Wilson 94230 CACHAN ou par courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@aepf.fr 

Modifications :

La présente politique pourra évoluer si le contexte légal et règlementaire l’exige ainsi qu’en fonction de la doctrine de la CNIL.